1. März 2019. Wie im Schreiben vom 20. Februar 2019 angekündigt, legen wir Ihnen heute unseren Massnahmenplan zur Aufarbeitung der Vorfälle im Bereich Compliance vor. Die Federführung seitens der Universitätsleitung liegt bei Prof. Dr. Peter Leibfried, Prorektor Planung & Entwicklung. Er ist ausgewiesener Spezialist für Rechnungslegung und Revision.
Wir werden alles daransetzen, die angezeigten Missstände zu beheben. Damit wollen wir nicht nur einzelne Fehler korrigieren, sondern auch einen grundlegenden Kulturwandel einleiten, den wir für die weitere Entwicklung der HSG für essenziell halten. Gleichzeitig bitten wir um Verständnis dafür, dass die Umsetzung Zeit benötigt. Insbesondere die Anpassungen von Reglementen sind durch die zuständigen Organe innerhalb der Universität zu beschliessen.
Sonderprüfung durch Geschäftsleitende Ausschüsse
Eine der zentralen Massnahmen wird eine Sonderprüfung der Institute durch ihre Geschäftsleitenden Ausschüsse (GLAs) sein. Diese soll bis zum 30. September 2019 abgeschlossen sein. Es ist die Aufgabe der GLAs, auf Feststellungen der Finanzkontrolle mit angemessenen Massnahmen zu reagieren. Schwergewichtig werden die Jahre 2017 und 2018 geprüft. Bei schwerwiegenden Fällen kann die Prüfung auch auf frühere Jahre ausgedehnt werden. Im Einzelnen umfasst sie folgende Punkte:
- Inhaltliche Beurteilung der in den Berichten der Finanzkontrolle enthaltenen Anmerkungen hinsichtlich ihrer Schwere und Bedeutung;
- Prüfung der Frage, ob in anderen Instituten festgestellte Problemfelder allenfalls auch am eigenen Institut bestehen;
- Beschluss und Vollzug von Konsequenzen wie z.B. Rückforderung bezogener Gelder oder Anträge an die Disziplinarkommission;
- Berichterstattung über die vorgenommenen Massnahmen an die Finanzkontrolle und das Rektorat.
Bei dieser Sonderprüfung kann nicht ausgeschlossen werden, dass weitere Fälle auftauchen. Wir werden diese mit der nötigen Sorgfalt beurteilen und regelwidrigem Verhalten mit Massnahmen entgegentreten. Wo notwendig, werden die Sonderprüfungen durch eine externe Revisionsgesellschaft unterstützt.
Massnahmenplan
Per 1. Februar 2019 wurde als Reaktion auf den Finanzbericht ein neues Spesenreglement in Kraft gesetzt. Ebenfalls wird das Vier-Augen-Prinzip beim Visieren von Belegen fortan konsequent durchgesetzt. Geplant sind folgende weitere Schritte, die Termine sind als anzustrebende Zielwerte zu verstehen:
- Schaffung einer für alle Institute zugänglichen Wissensdatenbank über die Anwendung bestehender Reglemente insbesondere in den Bereichen Spesen und Auszahlungen (Q&A/«Dilemma Cases») – Abschluss: 30. April 2019
- Durchführung regelmässiger verpflichtender (Wiederholungs-)Schulungen im Compliance-Bereich für alle Angehörigen der Universität mit Schwerpunkt auf Institutsdirektoren und Finanzverantwortlichen – Start: April 2019 (Fortlaufend)
- Überarbeitung der Reglemente über Nebentätigkeiten und Institutsvermögen
– Abschluss: 30. Mai 2019
- Ausbau der heutigen Ombudsstelle der Universität zu einer externen und von der Universität unabhängigen Institution, die auch als Anlaufstelle für Whistleblower dienen soll – Abschluss: 1. August 2019
- Entwicklung eines Verhaltenskodex für alle Universitätsangehörigen. Hier wird es darum gehen, Prinzipien zu erstellen, an die sich alle HSG-Angehörigen halten sollen. Die Ausarbeitung soll durch die ständige Senatskommission «Werte und Entwicklung» erfolgen – Abschluss: 30. September 2019
- Abschluss des seit 2017 laufenden Projekts über die Schaffung eines zeitgemässen integrierten internen Kontroll- und Steuerungssystems (IKS). Gleichzeitig soll eine interne Revision geschaffen werden, die künftig direkt an den Universitätsrat und das Rektorat berichtet – Abschluss: 31. Dezember 2019
- Überarbeitung des Reglements über Auszahlungen an Institutsangehörige, dazu gehören auch die Themen Dozierenden-Honorare und Geschäfte mit eigenen Firmen von Institutsangehörigen – Abschluss: 31. Dezember 2019
- Verstärkte Konzentration von Prozessen in den Bereichen Buchhaltung, Beschaffung und Personal, dadurch Entlastung der Institute und Verbesserung von Transparenz und Qualität – Abschluss: 30. Juni 2020
Über die Fortschritte in der Umsetzung dieses Massnahmenplans werden wir Sie in den kommenden Monaten regelmässig informieren. Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit, gerne auch persönlich, zur Verfügung.